Ý nghĩa
Báo cáo kho là tính năng báo cáo trong hệ thống SellMate CRM, cung cấp toàn bộ bức tranh biến động hàng hóa trong kho theo một kỳ thời gian xác định. Báo cáo theo dõi đầy đủ vòng đời hàng hóa qua năm nhóm chỉ số: Đầu kỳ, Nhập kho, Xuất kho, Hoàn kho và Cuối kỳ — mỗi nhóm đều có cả số lượng lẫn giá trị tương ứng.
Mục đích chính
- Kiểm soát tồn kho toàn diện
- Đối soát và kiểm tra biến động hàng hóa
- Hỗ trợ quyết định kinh doanh và tài chính
Quy trình thực hiện
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống SellMate CRM
Bước 2: Tại màn hình Báo cáo kho, người dùng tiến hành thiết lập bộ lọc:
- Công ty: Dropdown "Tất cả công ty" cho phép thu hẹp báo cáo về một đơn vị/công ty cụ thể trong trường hợp hệ thống quản lý nhiều pháp nhân.
- Kho: Dropdown "Tất cả kho" để lọc theo một kho cụ thể, hữu ích khi doanh nghiệp vận hành nhiều kho hàng khác nhau.
- Tìm mã/tên hàng: Ô tìm kiếm giúp lọc nhanh một sản phẩm cụ thể theo mã hàng hoặc tên hàng mà không cần cuộn qua toàn bộ danh sách.
- Khoảng thời gian: Nhập Từ ngày và Đến ngày để xác định kỳ báo cáo cần xem (theo tuần, tháng, quý hoặc bất kỳ khoảng tùy chọn nào).
Sau khi thiết lập, nhấn biểu tượng kính lúp hoặc chờ hệ thống tự cập nhật bảng dữ liệu.
Bước 3: Đọc và phân tích thẻ tóm tắt
Ngay dưới tiêu đề, năm thẻ số liệu tổng hợp hiển thị nhanh tình trạng kho trong kỳ đang xem:
- Tổng tồn cuối kỳ: Tổng số lượng hàng hóa còn trong kho tính đến cuối kỳ
- Giá trị tồn cuối kỳ: Tổng giá trị quy đổi VNĐ của hàng tồn kho cuối kỳ
- Nhập kho kỳ này: Tổng số lượng hàng đã nhập vào kho trong kỳ
- Xuất kho kỳ này: Tổng số lượng hàng đã xuất khỏi kho trong kỳ
- Kho hoàn: Tổng số lượng hàng hoàn trả được nhập lại kho trong kỳ
Bước 4: Xem và phân tích bảng chi tiết
Bảng dữ liệu phía dưới hiển thị chi tiết theo từng kho và từng mặt hàng với các nhóm cột:
- Tên kho / Mã hàng / Tên hàng / ĐVT: Thông tin định danh sản phẩm theo kho
- Đầu kỳ (Số lượng + Giá trị): Tồn kho tại thời điểm bắt đầu kỳ báo cáo
- Nhập kho (Số lượng + Giá trị): Tổng hàng nhập vào trong kỳ
- Xuất kho (Số lượng + Giá trị): Tổng hàng xuất ra trong kỳ
- Hoàn kho (Số lượng + Giá trị): Tổng hàng hoàn trả nhập lại kho trong kỳ
- Cuối kỳ (Số lượng + Giá trị): Tồn kho thực tế tại thời điểm kết thúc kỳ
Mỗi kho có một dòng "Tổng cộng" riêng (in đậm, màu xanh) tự động tổng hợp số liệu của tất cả mặt hàng trong kho đó. Nhấp vào biểu tượng mũi tên trên dòng tổng cộng để thu gọn hoặc mở rộng danh sách mặt hàng bên dưới.
Bước 5: Cấu hình hiển thị bảng
Nhấn biểu tượng cài đặt (⚙) góc trên bên phải để mở panel Cấu hình hiển thị, cho phép tùy chỉnh:
- Các cột hiển thị: Tích/bỏ tích từng cột (Số lượng đầu kỳ, Giá trị đầu kỳ, Số lượng nhập, Giá trị nhập, Số lượng xuất, Giá trị xuất, Số lượng hoàn, Giá trị hoàn, Số lượng cuối kỳ, Giá trị cuối kỳ) và cột "Kho (Cố định)" để ẩn/hiện cột Tên kho.
- Khoảng ngày mặc định: Thiết lập kỳ thời gian mặc định mỗi khi mở báo cáo.
- Sắp xếp theo (giảm dần): Chọn tiêu chí sắp xếp danh sách mặt hàng.
Sau khi tùy chỉnh xong, nhấn Lưu lại để áp dụng cấu hình.
Bước 6: Xuất dữ liệu
Nhấn nút Xuất Excel ở phía trên bảng để tải toàn bộ dữ liệu báo cáo kho hiện tại về máy dưới định dạng file Excel, phục vụ lưu trữ định kỳ, đối soát sổ sách hoặc chia sẻ với bộ phận kế toán và quản lý.
