Ý nghĩa
Cấu hình Thông báo là trang thiết lập các thông báo tự động mà hệ thống SellMate CRM gửi cho nhân viên: khi nào gửi, nội dung hiển thị ra sao và ai là người nhận. Mỗi công ty có bộ cấu hình thông báo riêng. Thông báo hiển thị ở biểu tượng chuông 🔔 trên thanh công cụ của từng nhân viên.
Mục đích chính
- Báo kịp thời khi đơn hàng đổi trạng thái ở đơn vị vận chuyển (phát thất bại, chuyển hoàn…)
- Báo cho nhân viên khi có data mới, khi được chuyển data/đơn hàng hoặc được gán Marketing
- Cảnh báo data trùng số điện thoại với data đang phụ trách
- Tùy chỉnh nội dung và người nhận để tránh thông báo thừa
Quy trình thực hiện
1. Mở trang Cấu hình Thông báo
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống SellMate CRM
Bước 2: Trên thanh menu, chọn Cấu hình → Cấu hình Thông báo
Bước 3: Ở góc trên bên phải, chọn công ty cần cấu hình. Trang chỉ hiển thị nội dung sau khi đã chọn công ty.
2. Biến động và mẫu thông báo
Khung màu xanh ở đầu trang liệt kê các biến có thể dùng trong mẫu thông báo. Khi gửi, hệ thống thay biến bằng dữ liệu thực tế:
| Biến | Ý nghĩa |
|---|---|
{{order}} | Mã đơn hàng |
{{name}} | Tên khách hàng |
{{phone}} | Số điện thoại khách hàng |
{{time}} | Thời điểm xảy ra sự kiện |
{{status}} | Tên trạng thái |
{{reason}} | Lý do — tự ẩn nếu không có |
{{carrier}} | Hãng vận chuyển |
{{tracking}} | Mã vận đơn |
{{qty}} | Số lượng data trùng |
{{phones}} | Danh sách SĐT trùng (tối đa 5 số) |
Mỗi loại thông báo là một khung riêng, gồm:
- Công tắc Bật/Tắt ở góc phải: bật để hệ thống gửi thông báo loại này, tắt để ngừng gửi.
- Mẫu thông báo: nội dung hiển thị cho người nhận, tối đa 500 ký tự.
- Chèn biến: bấm vào biến bên dưới ô mẫu để chèn vào vị trí con trỏ. Mỗi loại thông báo chỉ hiển thị các biến phù hợp với nó.
3. Thông báo đơn đổi trạng thái ở đơn vị vận chuyển
Đây là thông báo chi tiết nhất. Ngoài công tắc và mẫu (ví dụ: Đơn {{order}} - {{name}} ({{phone}}) chuyển sang "{{status}}"{{reason}} lúc {{time}}.), còn có hai phần cấu hình:
a) Thông báo tới — bảng chọn người nhận theo khối data. Các cột: MKT, Sale, CSKH, Người tạo, Vận đơn. Tích ô tại giao điểm hàng – cột để chọn ai nhận thông báo:
- Theo khách hàng (Data mới, Data CSKH, Data thả nổi): lấy người đang phụ trách data khách hàng.
- Theo đơn hàng (Đơn hàng từ data mới / CSKH / thả nổi): lấy người được gán trên chính đơn hàng.
Lưu ý: Khối data xác định theo trạng thái hiện tại của data khách hàng. Người phụ trách data và người được gán trên đơn có thể là hai người khác nhau.
b) Trạng thái kích hoạt thông báo — chia theo từng hãng vận chuyển (ViettelPost, GHTK, VNPost, Chuyên phục vụ…). Con số cạnh tên hãng (ví dụ 4/21) cho biết số mã trạng thái đang được tích trên tổng số mã của hãng đó. Bấm vào tên hãng để mở danh sách, rồi tích các mã trạng thái cần báo, ví dụ Lấy hàng thất bại (102), Yêu cầu chuyển hoàn (505), Phát thất bại (506).
Lưu ý: Chỉ những mã được tích mới sinh thông báo. Bỏ tích hết một hãng thì hãng đó không gửi thông báo nào. Nên chỉ tích các trạng thái cần xử lý gấp để tránh nhân viên bị ngập thông báo.
4. Các thông báo về data và đơn hàng
Bên dưới là bốn thông báo, mỗi thông báo có công tắc Bật/Tắt và mẫu nội dung riêng. Người nhận là nhân viên liên quan trực tiếp đến sự kiện.
| Thông báo | Khi nào gửi | Biến dùng được |
|---|---|---|
| Thông báo khi có Data mới được MKT đẩy lên | Có data mới do Marketing đẩy lên | {{name}} {{phone}} {{time}} |
| Thông báo khi leader chuyển sale xử lý Data | Leader chuyển data cho Sale xử lý | {{name}} {{phone}} {{time}} |
| Thông báo khi được chuyển xử lý đơn hàng | Leader chuyển đơn hàng cho nhân viên | {{order}} {{name}} {{phone}} {{time}} |
| Thông báo khi được gán Marketing | Nhân viên được gán làm Marketing của data | {{name}} {{phone}} {{time}} |
5. Thông báo data trùng data đang phụ trách về yêu cầu tư vấn
Báo cho nhân viên khi data mới đổ về trang Yêu cầu tư vấn có số điện thoại trùng với data họ đang phụ trách. Mẫu mặc định: Có {{qty}} data trùng SĐT bạn đang phụ trách vừa về Yêu cầu tư vấn lúc {{time}}: {{phones}}
- Gộp thông báo: mỗi lần data đổ về, mỗi người chỉ nhận 1 thông báo duy nhất. Ví dụ: một lần kéo data có 20 số trùng thì nhận 1 thông báo, không phải 20.
- Thông báo tới: tích chọn Sale phụ trách, CSKH phụ trách, MKT phụ trách.
- Quyền: chỉ người có quyền "Xem yêu cầu tư vấn trùng số phụ trách" mới nhận được (cấu hình trong #41. Cấu hình quyền).
6. Lưu cấu hình
Sau khi chỉnh sửa, bấm Lưu tất cả ở góc trên bên phải để lưu toàn bộ cấu hình thông báo của công ty đang chọn. Nút này chỉ bấm được khi có thay đổi.
Bài viết tiếp theo
🎉 Đây là bài cuối cùng trong bộ hướng dẫn sử dụng SellMate CRM. Quay lại bài đầu tiên: 👉 #1. Giới thiệu tổng quan về hệ thống
