Video hướng dẫn
Xem nhanh video hướng dẫn dưới đây, hoặc đọc các bước chi tiết ngay bên dưới video.
Giới thiệu
Đây là bài về khung soạn tin — nơi bạn trả lời khách mỗi ngày. Khung soạn nằm ở cuối cột giữa của hộp thư. Ngoài gõ chữ, bạn còn gửi được ảnh, tệp đính kèm, emoji, sticker, và khi lỡ gửi nhầm thì có thao tác thu hồi tin.
Một lưu ý quan trọng: tin đã gửi là đến khách thật. Vì vậy khi tập làm quen, hãy chỉ mở các panel và xem vị trí nút — đừng gửi thử tin ra ngoài. Trong bài này, các ảnh dừng ở khung soạn trống.
Các bước thực hiện
Bước 1: Nhận biết khung soạn tin
Mở một hội thoại, nhìn xuống cuối cột giữa. Khung soạn gồm: hàng Nhãn của hội thoại ở trên, ô nhập có dòng chữ mờ “Nhập nội dung tin nhắn vào đây hoặc gõ / để chèn mẫu…”, hàng biểu tượng ở dưới ô nhập, và nút Gửi màu xanh ở góc phải dưới.
Hai phím cần nhớ: Enter là gửi tin, Shift + Enter là xuống dòng trong cùng một tin (dòng chữ này cũng ghi ngay trong khung soạn). Góc phải khung soạn có hai ô chọn Hội thoại / Khách — để phân biệt nội dung gửi cho khách với nội dung nội bộ; khi trả lời khách, giữ ở chế độ Hội thoại.
Bước 2: Các biểu tượng đính kèm dưới ô nhập
Hàng biểu tượng từ trái sang phải gồm các nút bạn sẽ dùng nhiều nhất: Mẫu câu trả lời (chèn câu soạn sẵn — có bài riêng), Gửi ảnh, Đính kèm tệp (gửi file tài liệu từ máy tính), Emoji, và Sticker. Bấm vào biểu tượng đính kèm, cửa sổ chọn file của máy tính hiện ra — chọn file là file được đưa vào khung soạn, và chỉ thật sự đi khi bạn bấm Gửi.
Trong lúc tập xem, bạn chỉ cần mở thử cửa sổ chọn file rồi đóng lại bằng nút Hủy của cửa sổ đó — chưa chọn file nào cả.
Bước 3: Mở panel Emoji / Sticker
Bấm biểu tượng mặt cười, panel emoji hiện ngay phía trên khung soạn, gồm các nhóm: Mặt (biểu cảm), Tay (cử chỉ), Tìm (tra nhanh emoji theo tên), Đơn hàng và Khác (các bộ sticker). Bấm vào một emoji/sticker là nó được chèn vào tin đang soạn; bấm ra ngoài hoặc bấm lại biểu tượng mặt cười để đóng panel.
Kết quả
Một tin nhắn hoàn chỉnh được gửi đi khi bạn bấm Gửi (hoặc Enter). Tin của bạn hiện ở phía phải khung chat kèm giờ gửi; tin khách ở phía trái.
Lưu ý
- Thu hồi tin: khi gửi nhầm, rê chuột lên chính tin bạn vừa gửi, mở menu thao tác của tin và chọn Thu hồi. Thu hồi chỉ áp dụng cho tin của bạn, và một số kênh (ví dụ Zalo) chỉ cho thu hồi trong một khoảng thời gian ngắn sau khi gửi — quá hạn thì nút Thu hồi không còn tác dụng, lúc đó hãy nhắn tin đính chính thay vì cố thu hồi.
- Trước khi bấm Gửi, liếc lại hai thứ: đúng hội thoại chưa (tránh trả lời nhầm khách), và đang ở chế độ Hội thoại chứ không phải ghi chú nội bộ.
- File đính kèm quá nặng hoặc định dạng lạ có thể bị kênh từ chối — nếu gửi lỗi, hệ thống sẽ báo ngay tại tin đó, bạn gửi lại file nhẹ hơn.
Bài viết tiếp theo
→ Nhận việc, phân công và chuyển người phụ trách
