Video hướng dẫn
Xem nhanh video hướng dẫn dưới đây, hoặc đọc các bước chi tiết ngay bên dưới video.
Giới thiệu
Liên hệ là danh sách toàn bộ khách đã từng nhắn đến qua các kênh. Nếu mục Hội thoại là nơi bạn trả lời tin, thì mục Liên hệ là “cuốn sổ khách hàng”: khách này là ai, đã nói chuyện qua kênh nào, lần gần nhất liên lạc khi nào.
Bài này giúp bạn đọc trang Liên hệ. Bạn chỉ cần xem — các thao tác thêm, sửa, gộp liên hệ có bài riêng.
Các bước thực hiện
Bước 1: Nhận biết thanh tìm kiếm và các thẻ trên cùng
Bấm biểu tượng Liên hệ trên menu trái. Ngay đầu trang là ô Tìm theo tên, số điện thoại, email — gõ vào để tìm nhanh một khách. Bên dưới là ba thẻ: Tất cả, Bình thường, Đã chặn kèm số lượng. Nút Tạo liên hệ màu xanh ở góc phải là nơi thêm khách thủ công (bài “Thêm, sửa và gộp liên hệ trùng” sẽ hướng dẫn — bài này chưa dùng).
Bước 2: Đọc bảng danh sách khách
Bảng ở giữa là danh sách liên hệ, mỗi dòng một khách, gồm các cột:
- Khách: tên khách và số kênh đã liên kết với khách.
- Kênh: biểu tượng kênh khách hay dùng.
- Liên lạc: số điện thoại và email (nếu khách có cung cấp).
- Nhãn: nhãn phân loại của khách, ví dụ “Ticket – Cần xử lý”.
- Hội thoại: khách đã có bao nhiêu hội thoại, có hội thoại nào đang mở không.
- Hoạt động: lần liên lạc gần nhất cách đây bao lâu.
Cột trái của trang còn có các bộ lọc sẵn: Loại (Cá nhân, Nhóm chat), Kênh và Nhãn — bấm vào một dòng để thu hẹp danh sách. Cuối bảng là phân trang, mỗi trang hiện 30 liên hệ.
Bước 3: Bấm vào một khách để xem hồ sơ bên phải
Bấm vào một dòng, cột phải hiện hồ sơ tóm tắt của khách đó: các nút Nhắn tin, Gọi, Gộp, Chặn; thông tin liên lạc và ghi chú; kênh đã liên kết của khách; các hội thoại đi kèm; và nhãn của khách.
Ở bài này, bạn chỉ xem hồ sơ. Đặc biệt đừng bấm Gộp và Chặn khi đang tập xem — đây là các nút làm thay đổi dữ liệu thật.
Kết quả
Nắm được trang Liên hệ, bạn sẽ tra được ngay: khách này đã từng liên lạc chưa, qua kênh nào, và ai đang phụ trách các hội thoại của họ — trước khi bắt đầu trả lời trong hộp thư.
Lưu ý
- Tìm khách không thấy? Thử tìm bằng số điện thoại thay vì tên — tên khách trên Zalo/Facebook đôi khi không trùng tên thật. Cách tra cứu theo số điện thoại có bài riêng.
- Một người có thể xuất hiện nhiều dòng nếu họ nhắn qua nhiều kênh mà hệ thống chưa nhận ra là cùng một người. Đây là chuyện thường gặp và xử lý bằng thao tác gộp liên hệ (có bài riêng hướng dẫn cẩn thận).
- Thông tin khách là dữ liệu cá nhân: không chụp màn hình trang này gửi ra ngoài khi chưa làm mờ thông tin khách.
Bài viết tiếp theo
→ Thêm, sửa và gộp liên hệ trùng
