Video hướng dẫn
Xem nhanh video hướng dẫn dưới đây, hoặc đọc các bước chi tiết ngay bên dưới video.
Giới thiệu
Vai trò là một “bộ quyền đóng gói sẵn” — ví dụ CSKH, Trưởng nhóm, Người theo dõi. Mỗi tài khoản được gán một hoặc nhiều vai trò, và quyền của người đó là tổng hợp quyền của các vai trò đang giữ. Cách tổ chức này giúp bạn không phải cấp quyền lẻ cho từng người: cần đổi quyền cho cả một nhóm, chỉ sửa vai trò một nơi.
Nguyên tắc vàng ghi ngay đầu trang Vai trò: muốn một người có quyền khác thì nhân bản vai trò rồi gán bản sao cho người đó — không sửa riêng cho từng người, và không sửa vai trò đang dùng chung chỉ vì một trường hợp cá biệt.
Các bước thực hiện
Bước 1: Xem danh sách vai trò và chi tiết một vai trò
Vào Quản trị → Vai trò. Mỗi thẻ vai trò cho biết: số người đang giữ, số quyền trên tổng số quyền của hệ thống (ví dụ 36/64) và vài quyền tiêu biểu. Bấm vào một vai trò, cột phải hiện chi tiết:
- Vai trò này làm được gì: danh sách các nhóm việc được phép (kèm dấu tích).
- Phạm vi dữ liệu: vai trò này xem được dữ liệu ở mức nào (của mình / của nhóm / toàn tổ chức…).
- Không được làm: danh sách các việc bị cấm tường minh — phần nên đọc đầu tiên khi kiểm tra một vai trò.
- Các nút Sửa quyền vai trò, Sửa (tên/mô tả), Nhân bản (tạo bản sao để chỉnh riêng).
Bước 2: Xem Bảng quyền tổng hợp
Mở Bảng quyền trong menu Quản trị (mục Phân quyền). Đây là ma trận toàn bộ quyền × toàn bộ vai trò: hàng là từng quyền (nhóm theo khu vực: Mẫu trả lời nhanh, Kênh kết nối, Nhóm chat, Khách hàng…), cột là các vai trò; dấu tích nghĩa là vai trò đó có quyền, dấu gạch là không.
Bảng này là công cụ đối chiếu nhanh: “vai trò A với vai trò B khác nhau ở quyền nào?” — và cũng là nơi sửa quyền hàng loạt khi quản trị bấm Áp dụng cho cả tổ chức. Với người mới, chỉ xem bảng; việc sửa thuộc quản trị viên và có hiệu lực ngay cho mọi người giữ vai trò.
Kết quả
Hiểu vai trò và bảng quyền giúp bạn: gán đúng vai trò khi tạo tài khoản mới, giải thích được vì sao một nhân viên “không thấy nút” nào đó (vai trò của họ không có quyền tương ứng), và đề xuất thay đổi quyền đúng nơi — ở vai trò, không phải ở từng người.
Lưu ý
- Quyền của một người là tổng hợp từ mọi vai trò họ giữ: người giữ 2 vai trò sẽ có quyền của cả hai. Kiểm tra “Quyền đang có hiệu lực” trong hồ sơ tài khoản (bài qt-01) để thấy bức tranh cuối cùng.
- Sửa quyền của vai trò Quản trị viên cần đặc biệt thận trọng — sửa nhầm có thể tự khóa quyền quản trị của chính bạn.
- Cần ngoại lệ tạm thời (một người làm thay việc của nhóm khác vài ngày): nhân bản vai trò, gán thêm cho người đó, hết việc thì gỡ vai trò phụ — đừng sửa vai trò gốc.
Bài viết tiếp theo
→ Nhóm phụ trách và đơn vị tổ chức
