Video hướng dẫn
Xem nhanh video hướng dẫn dưới đây, hoặc đọc các bước chi tiết ngay bên dưới video.
Giới thiệu
Kiểm soát ngôn từ là “hàng rào” chặn các tin nhắn chứa từ ngữ không phù hợp trước khi gửi ra cho khách: từ tục, lời lẽ thiếu tôn trọng, hoặc những cam kết rủi ro (hứa bồi thường ngoài chính sách, rò rỉ thông tin nội bộ…). Khi tin chứa từ bị cấm, tin không gửi được và nhân viên thấy lỗi ngay lúc bấm gửi — sai sót được chặn tại chỗ thay vì đến tai khách rồi mới xử lý.
Đừng nhầm với mục Nhãn: nhãn để phân loại khách, còn mục này lọc từ khóa trong tin gửi ra — hai danh sách hoàn toàn riêng.
Các bước thực hiện
Bước 1: Xem công tắc tổng và danh sách từ tự thêm
Vào Cấu hình → Kiểm soát ngôn từ. Phần đầu trang gồm:
- Công tắc Bật kiểm soát ngôn từ — bật/tắt toàn bộ cơ chế.
- Ô Từ tự thêm: mỗi dòng một từ hoặc cụm từ cần chặn riêng theo đặc thù doanh nghiệp của bạn; việc so khớp không phân biệt hoa/thường và dấu.
- Ô Báo quản lý khi có tin bị chặn: khi tích, mỗi lần có tin bị chặn, quản lý nhận được thông báo để kịp thời nắm tình hình.
Bước 2: Xem các nhóm từ có sẵn và áp dụng theo kênh
Phần dưới là các nhóm từ có sẵn do hệ thống chuẩn bị, mỗi nhóm ghi rõ số từ và trạng thái bật/tắt, ví dụ: nhóm từ tục chửi thề, nhóm thái độ xấu/thiếu tôn trọng, nhóm cam kết rủi ro pháp lý, nhóm rò rỉ thông tin. Bạn bật những nhóm phù hợp với chính sách của doanh nghiệp — không nhất thiết bật tất cả.
Tiếp xuống là mục Áp dụng theo kênh: từng kênh có thể đặt Theo cấu hình chung / Bật / Tắt — ví dụ kênh nội bộ có thể tắt lọc, kênh bán hàng chính thức thì bật chặt.
Cuối cùng là cách xử lý khi chặn. (Với bình luận Facebook còn có cơ chế kiểm duyệt riêng — xem bài “Bình luận Facebook trong hộp thư”.)
Kết quả
Khi cấu hình đã lưu: nhân viên soạn tin chứa từ bị cấm sẽ không bấm gửi được, hệ thống báo lỗi ngay trong khung soạn để sửa lại câu chữ. Tin bị chặn không đến tay khách và (nếu bật) quản lý được báo ngay.
Lưu ý
- Chặn theo từ khóa là con dao hai lưỡi: cụm từ quá phổ biến (ví dụ tên sản phẩm chứa ký tự nhạy cảm) có thể chặn nhầm tin bình thường. Sau khi thêm từ mới, theo dõi vài ngày đầu xem có ca chặn oan nào không.
- Mọi thay đổi ở trang này chỉ áp dụng sau khi bấm Lưu cấu hình; và đều được ghi vào Lịch sử thay đổi (bài ch-08) — ai thêm/bớt từ nào đều truy lại được.
- Nhân viên bị chặn tin liên tục ở một chủ đề: đó thường là dấu hiệu cần đào tạo lại cách diễn đạt, không chỉ là chuyện thêm/bớt từ cấm.
Bài viết tiếp theo
→ Chữ ký tin nhắn và thông báo
