Video hướng dẫn
Xem nhanh video hướng dẫn dưới đây, hoặc đọc các bước chi tiết ngay bên dưới video.
Giới thiệu
Mục Cuộc gọi là nơi lưu lịch sử mọi cuộc gọi với khách: ai đã gọi, gọi đến hay gọi đi, có bắt máy không, nói chuyện bao lâu, và nghe lại ghi âm ở đâu. Khi khách nói “hồi nãy em có gọi mà không ai nghe”, đây là nơi bạn vào kiểm chứng.
Bài này hướng dẫn đọc trang Cuộc gọi. Ảnh minh họa chụp trong lúc hệ thống chưa có cuộc gọi nào của nhóm mình, nên danh sách trống — đúng trạng thái bạn có thể gặp khi mới dùng.
Các bước thực hiện
Bước 1: Nhìn cột trái — xem theo nhóm và phạm vi
Bấm biểu tượng Cuộc gọi (hình ống nghe) trên menu trái. Cột trái của trang gồm:
- Xem theo: Tất cả cuộc gọi, Gọi nhỡ, Có ghi âm, Số chưa có liên hệ — số bên phải là số cuộc thuộc mỗi nhóm.
- Phạm vi: Của tôi (chỉ cuộc gọi gắn với bạn), Cả nhóm, Chưa ai nhận (cuộc gọi vào mà chưa nhân viên nào phụ trách).
- Ở cuối cột là hộp Hẹn gọi lại hôm nay — danh sách khách bạn đã hẹn gọi lại.
Bước 2: Dùng hàng bộ lọc ở đầu danh sách
Phía trên danh sách có ba nhóm lọc dạng nút tròn:
- Thời gian: Hôm nay, 7 ngày, 30 ngày.
- Hướng: Tất cả, Gọi đến, Gọi đi.
- Kết quả: Tất cả, Bắt máy, Nhỡ.
Cạnh đó là công tắc Chỉ cuộc có ghi âm. Kết hợp các nút này, ví dụ: “7 ngày + Gọi đến + Nhỡ” là ra ngay danh sách khách đã gọi đến trong tuần mà không ai bắt máy — nhóm cần gọi lại trước tiên. Khi có dữ liệu, bảng sẽ hiện các cột: Khách/Số, Nhân viên, Kết quả, Thời lượng, Thời điểm, Dấu hiệu. Nếu chưa có cuộc gọi nào khớp bộ lọc, trang hiện dòng “Không có cuộc gọi nào khớp” — không phải lỗi, chỉ là chưa có dữ liệu theo đúng điều kiện bạn chọn; thử nới thời gian lên 30 ngày.
Bước 3: Ô tìm kiếm và nút Gọi ra
Ở góc phải trên cùng là ô Tên khách hoặc số điện thoại để tra một cuộc gọi cụ thể, và nút Gọi ra màu xanh để bắt đầu cuộc gọi đi.
Bài này bạn chỉ cần biết vị trí của chúng. Cách gọi đi và hẹn gọi lại có bài riêng hướng dẫn cẩn thận — đừng bấm Gọi ra khi đang tập xem, vì đó là cuộc gọi thật tới khách.
Kết quả
Khi có cuộc gọi, bấm vào một dòng trong danh sách, cột phải sẽ hiện chi tiết cuộc gọi đó: nghe lại ghi âm và đọc/ghi ghi chú. Đọc chi tiết cuộc gọi trong hội thoại được hướng dẫn ở bài “Chi tiết và lịch sử cuộc gọi trong hội thoại”.
Lưu ý
- Thấy số ở nhóm Gọi nhỡ tăng: ưu tiên kiểm tra và gọi lại cho khách — gọi nhỡ không ai gọi lại là điểm khách dễ phàn nàn nhất.
- Nút Xuất CSV ở góc phải danh sách là xuất dữ liệu cuộc gọi ra file. Chỉ dùng khi trưởng nhóm yêu cầu, không tự ý xuất dữ liệu khách.
- Không thấy cuộc gọi nào dù biết chắc đã có cuộc gọi? Kiểm tra lại phạm vi ở cột trái — có thể bạn đang ở chế độ “Của tôi” trong khi cuộc gọi đó do đồng đội thực hiện.
Bài viết tiếp theo
→ Gọi đi cho khách và hẹn gọi lại
