Video hướng dẫn
Xem nhanh video hướng dẫn dưới đây, hoặc đọc các bước chi tiết ngay bên dưới video.
Giới thiệu
Ba công cụ nhỏ trong cột phải của hội thoại giúp bạn tổ chức công việc thay vì chỉ trả lời tin:
- Nhãn: dán nhãn phân loại (ví dụ “Ticket – Cần xử lý”, “Hỗ trợ”, “Khiếu nại”) để sau lọc và thống kê.
- Ghi chú nội bộ: viết những điều chỉ đội của bạn thấy — khách không bao giờ đọc được ghi chú này.
- Hẹn lại (hẹn xem lại): tạm xếp hội thoại sang một bên và để hệ thống tự mở lại đúng giờ bạn hẹn — dùng khi đang chờ khách hoặc chờ bộ phận khác phản hồi.
Một điểm dễ nhầm: có Nhãn hội thoại (chỉ áp cho đúng cuộc trò chuyện này) và Nhãn liên hệ (áp cho khách, đi theo khách ở mọi hội thoại). Panel nhãn sẽ ghi rõ nó thuộc loại nào.
Các bước thực hiện
Bước 1: Mở panel nhãn
Trong cột phải, tìm mục Nhãn hội thoại và bấm + Gắn nhãn (hoặc + Thêm nhãn). Panel nhãn hiện ra: phần trên là các nhãn đang gắn cho hội thoại này, phần Tất cả nhãn là danh sách để tích chọn, và dòng + Tạo nhãn mới nếu cần nhãn chưa có. Tích/bỏ tích một nhãn là thay đổi dữ liệu ngay — khi đang học, mở panel ra xem rồi đóng lại bằng dấu X, không tích thêm nhãn nào.
Bước 2: Viết ghi chú nội bộ
Cũng ở cột phải, mục Ghi chú nội bộ — bấm + Thêm để mở ô viết ghi chú. Ghi chú nên ngắn và có ích cho người đọc sau: khách đã đồng ý điều gì, đang chờ giấy tờ gì, cần tránh nhắc tới điều gì. Người trong đội mở hội thoại này đều đọc được; khách thì không. Viết xong phải bấm lưu mới có hiệu lực — bài này chỉ chỉ vị trí, bạn không cần viết thử.
Bước 3: Hẹn xem lại bằng nút Hẹn lại
Bấm nút Hẹn lại ở đầu cột phải. Hộp thoại Hẹn lại hiện ra với các mốc có sẵn: 30 phút nữa, 2 giờ nữa, Sáng mai, Thứ 2 tới, hoặc Chọn thời gian khác… để tự đặt ngày giờ. Bên dưới là các lý do gợi ý: Chờ khách phản hồi, Chờ kho xác nhận, Chờ kế toán, Khách hẹn gọi lại — lý do được chọn sẽ hiện trong ghi chú để người khác hiểu vì sao hội thoại bị hẹn.
Chọn mốc xong, nút Hẹn lại ở cuối hộp thoại mới là bước xác nhận: hội thoại sẽ tạm rời khỏi danh sách đang mở và tự quay lại đúng giờ hẹn. Khi tập xem, đóng hộp thoại bằng Huỷ.
Kết quả
Hội thoại được gắn nhãn sẽ hiện nhãn ngay trên danh sách và trong cột phải; ghi chú nội bộ nằm cố định ở cột phải cho cả đội đọc; hội thoại hẹn lại biến mất khỏi danh sách đang mở và xuất hiện trở lại đúng giờ hẹn kèm lý do đã ghi.
Lưu ý
- Gắn nhãn đúng loại: nhãn cho việc này thì dùng Nhãn hội thoại; nhãn về bản chất khách (ví dụ khách VIP) thì dùng Nhãn liên hệ — gắn nhầm loại sẽ làm thống kê sai lệch.
- Ghi chú nội bộ không phải nơi chat chơi: viết như viết cho đồng nghiệp ca sau đọc, ngắn gọn, có thời điểm và việc cần làm tiếp.
- Hẹn lại không phải cách “trốn việc”: hội thoại hẹn sai lý do hoặc hẹn quá xa sẽ quay lại đúng lúc bạn không để ý. Chỉ hẹn khi thật sự đang chờ một phản hồi cụ thể.
Bài viết tiếp theo
→ Mẫu trả lời nhanh trong hội thoại
