Video hướng dẫn
Xem nhanh video hướng dẫn dưới đây, hoặc đọc các bước chi tiết ngay bên dưới video.
Giới thiệu
Nhãn là các “mẩu giấy dán” phân loại khách và hội thoại: “Khiếu nại”, “Chờ thanh toán”, “Ticket – Đã xong”… Gắn nhãn đúng giúp cả đội nhìn lướt là biết trạng thái của khách, đồng thời dùng nhãn để lọc danh sách và làm báo cáo.
Bài “Gắn nhãn, ghi chú nội bộ và hẹn xem lại” hướng dẫn cách gắn nhãn trong hội thoại. Bài này là nơi định nghĩa nhãn: danh sách nhãn dùng chung, ý nghĩa từng nhãn, và cách tạo nhãn mới đúng chuẩn để cả đội dùng thống nhất.
Các bước thực hiện
Bước 1: Xem danh sách nhãn dùng chung
Vào Cấu hình → Nhãn. Mỗi dòng là một nhãn: chấm màu + tên nhãn, cột Dùng để làm gì (giải thích ý nghĩa — phần rất hay bị bỏ qua khi tạo nhãn), cột Đang gắn (số hội thoại/khách đang mang nhãn), công tắc bật/tắt và nút sửa/xóa.
Đọc dòng ghi chú cuối trang trước khi nghĩ tới việc dọn nhãn: xóa nhãn không xóa hội thoại — nhãn chỉ bị gỡ khỏi các nơi đang gắn; và sửa tên nhãn là áp ngay cho mọi hội thoại cũ đang mang nhãn đó.
Bước 2: Mở form Thêm nhãn và đọc các trường
Bấm Thêm nhãn. Form gồm:
- Tên nhãn: tên hiển thị (ví dụ “Chờ thanh toán”) — ngắn, rõ nghĩa, cả đội đọc là hiểu.
- Mã nhãn: định danh dùng cho tích hợp ngoài (ví dụ website gắn nhãn qua widget); để trống thì hệ thống tự sinh từ tên. Lưu ý quan trọng ghi ngay trong form: đổi tên không làm hỏng tích hợp, đổi mã thì có — đừng sửa mã của nhãn đang dùng.
- Nhãn cảnh báo: tích vào thì nhãn hiện nổi bật ở mọi hội thoại của khách mang nhãn này — chỉ dùng cho nhãn thật sự cần cảnh giác (ví dụ khách hay bom hàng, nợ tiền).
- Thứ tự hiện: số nhỏ đứng trước, quyết định vị trí nhãn trong danh sách chọn.
- Ghi chú: giải thích khi nào dùng nhãn này — đây chính là nội dung hiện ở cột “Dùng để làm gì”.
- Màu: chọn một màu đại diện cho nhãn.
Nút OK là bước lưu thật; khi tập xem, đóng bằng Cancel.
Kết quả
Nhãn mới xuất hiện trong danh sách nhãn khi gắn cho hội thoại/liên hệ, và trong các bộ lọc theo nhãn ở trang Liên hệ, Hộp thư, Báo cáo.
Lưu ý
- Trước khi tạo nhãn mới, kiểm tra danh sách: rất nhiều đội có 2–3 nhãn gần giống nhau (“Chờ TT”, “Chờ thanh toán”, “Đang chờ tiền”) khiến báo cáo bị chia nhỏ vô nghĩa. Gộp cách gọi trước, tạo nhãn sau.
- Nhãn cảnh báo là công cụ mạnh: gắn sai cho khách bình thường sẽ khiến mọi nhân viên dè chừng khách vô cớ. Chỉ gắn khi có căn cứ và ghi rõ lý do trong ghi chú của khách.
- Xóa nhãn đang có số “Đang gắn” lớn: cân nhắc kỹ — toàn bộ phân loại cũ sẽ mất dấu; thường nên tắt nhãn thay vì xóa.
Bài viết tiếp theo
→ Bộ lọc nội dung (kiểm soát ngôn từ)
